Практически полностью перейти на электронный документооборот решил Томский политехнический университет. Как сообщили в пресс-службе вуза, долю отказа от использования офисной бумаги решено довести до 98% уже к сентябрю текущего года.
«Электронный документооборот – это удобство, скорость, прозрачность и эффективное использование ресурсов. Тем не менее, для реализации перехода на цифровую внутреннюю коммуникацию нам нужно будет принять целый ряд внутренних регламентирующих документов, чтобы легитимизировать этот процесс», - отмечает руководитель дирекции корпоративного развития ТПУ Мария Моисеенко.
Из очевидных вызовов, которые стоят перед университетом, представитель ТПУ отмечает процесс взаимодействия с государственным архивом, а также обязательный срок хранения документов, который сегодня составляет 75 лет. По словам Марии Моисеенко, у административного руководства вуза есть четкое понимание алгоритма перехода на электронные документы, сам процесс цифровой трансформации управления университетом будет мягким и безболезненным для всех университетских сотрудников.
Проректор Томского политехнического университета по цифровизации Александр Фадеев отмечает, что переход на электронный документооборот самым положительным образом скажется не только на удобстве коммуникации, но и на объективности всех внутривузовских процессов. «Электронный документооборот – это не только скорость и прозрачность, но и невозможность, например, провести документы задним числом или бесконтрольно изменить их содержание», - говорит Александр Фадеев.
Одним из аспектов перехода на ЭДО проректор по цифровизации ТПУ называет также вопрос безопасной сохранности документов, но уверен, что университет справится с этой задачей. «Наша система хранения информации надежна, автономна и безопасна. Мы храним данные на наших серверах, общий объем хранилища ТПУ составляет 1 петабайт. Сервера находятся в трех разных корпусах, данные в них синхронизируется, у каждого корпуса при этом есть собственные источники бесперебойного питания», - рассказывает Александр Фадеев. В случае возникновения нештатной ситуации с электропитанием мощности автономных источников хватит на 15 минут для всего штатного оборудования, этого времени с запасом будет достаточно, чтобы запустить дизельные генераторы.
В Томском политехническом университете прекрасно осознают, что вокруг электронного документооборота сформировано большое количество мифов и страхов, но твердо намерены реализовать принятое решение. «Мы как один из старейших инженерных вузов России, на протяжении всей своей истории не раз принимали нестандартные, непривычные для многих решения в наших научных разработках. Сейчас мы стоим на пороге нового этапа развития нашего университета, уверены, что многие вузы уже скоро последуют нашему примеру», - говорит Александр Фадеев.
