18+

| | Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

Пн, 10 октября 2016 18:55:51

Современные реалии диктуют то, как должны развиваться социальные отношения между различными индивидуумами и все чаще переговоры в сфере бизнеса требуется проводить по мобильному телефону, находясь на расстоянии от своего собеседника, что создает достаточно специфичные условия для общения.

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

 

 

К таким ситуациям необходимо быть подготовленным практически всегда, иначе можно самого себя поставить в конфузную ситуацию. Участник делового разговора должен отдавать себе отчет в том, чего от него хочет его собеседник и какой результат интересует его самого. Если эти два пункта учесть, то деловое взаимодействие по сотовой связи не будет столь тягостным. Для того, чтобы сберечь не только свое, но и чужое время, займите рациональную позицию в деловом разговоре. Запомнить ее основы достаточно легко, и они непременно пригодятся каждому, кто желает из каждого телефонного успеха выносить какой-либо существенный результат.

 

Поставить цель

 

 

 

Цель – это главное, что должно быть в каждом разговоре на деловую тематику, и забывать об этом непростительная роскошь. К примеру, в обычном межличностном общении это чаще всего связано с выяснением новой информационной сферы. Целью для делового общения чаще всего являются установление делового контакта или же решение каких-либо производственных задач. Их определением можете заняться, как вы, так и ваш непосредственный собеседник.

 

Все тщательно продумать

 

Если вам предстоит важный телефонный разговор, то к нему необходимо тщательно подготовиться и продумать все существующие нюансы и повороты, которые это общение может принять. Иногда, конечно, одними только размышлениями успеха не добьешься. Когда обсуждение приобретает какие-либо сложные углы, то непременно приходится применять фантазию, находчивость и, безусловно, дипломатические качества, иначе можно оказаться в крайне непростой и неловкой ситуации. В такие стресс-моменты из памяти с легкостью могут испариться важные мысли (некоторые из них вы, наверняка, несколько раз прокручивали в голове), цифры или факты о том или ином событии. Чтобы этого не произошло, еще на подготовительном этапе к разговору обязательно сделайте важные пометки, вынесите на бумагу цифры, доводы, ключевые мысли, необходимые для утверждения в своей правоте тезисы. Вы существенно снизите риск провалить переговоры, если в нужный момент перед вашими глазами окажется лоскуток бумаги с основными фактами. Постарайтесь, составляя план будущего телефонного разговора, продумать все возможные варианты, как он может развиваться, а также какие пути для отступления в случае неприятной ситуации у вас имеются. Если ответы на наиболее проблемные вопросы вы не продумаете заранее, то практически на все сто процентов вам не удастся избежать заминок, оговорок и заиканий. Все перечисленные признаки ваш собеседник может воспринять, как непрофессионализм, что может заведомо настроить его против вас.

 

Время на разговор

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

 

 

Время разговора должно быть полностью удобным, как для самого клиента, так и для человека, который должен работать с ним по телефону. Старайтесь всеми своими красноречивыми фибрами не допустить ситуацию, в которой ваш телефонный разговор станет причиной отвлечения вашего собеседника от важных тому дел. Неправильно выбранное для разговора время может оказаться существенной помехой для будущей крепкой деловой связи. Также ни в коем случае не стоит совмещать общение по телефону с другими делами. Распространенной ошибкой являются слишком долгие телефонные разговоры. Нужно всегда напоминать себе о том, что деловое общение по телефону не должно занимать более 4 – 5 минут. Кроме того, необходимо держать собеседника в рамках двустороннего диалога, если этого не произойдет, то ваш оппонент быстро потеряет интерес к разговору и будет слушать, как говорится, «в пол-уха». Для этого, вам необходимо время от времени своеобразным образом одергивать своего собеседника задавая ему вопросы о том, понял ли он, о чем идет речь, какова его позиция по конкретно взятому вопросу. Резкие жесты, как бы ни казалось, ощущаются даже, если собеседник вас не видит. Импульсивная жестикуляция не нравится абсолютно никому, потому ее следует в себе погасить, если вашей целью является достижение партнерских отношений. Всеми возможными методами следует стремиться к тому, чтобы ни один из ваших телефонных разговоров ни в коем случае не проходил впустую. Недостаточно конкретизированные договоренности – это распространенная ошибка во время телефонных разговоров. Если решается какая-либо важная задача, то необходимо убедиться, что полученные результаты ясны и восприняты одинаково обоими собеседниками, дабы избежать различных коллизий впоследствии.

 

Практические советы

 

1. К каждому разговору, связанному с бизнесом следует подходить со всей возможной тщательностью и деликатностью, избегая импульсивно принятых решений, когда возникает внезапная мысль о звонке. Важно помнить, что не существует важных или неважных переговоров, ведь если таковые случаются, то у них должна быть своя конкретная цель. Изначально, поставьте себе вопрос, а готов ли к беседе ваш собеседник, есть ли у него на нее время. Если вы уверены в благоприятном исходе разговора, то попытайтесь подумать, действительно ли у вас все получится или что-либо может пойти не по плану, продумайте развитие своих действий в таком случае. Также подумайте, как вы будете действовать, если оппонент в разговоре внезапно возразит или перейдет на повышенный тон, реагируя на приведенные аргументы. Может вообще стоит обойтись без этой беседы и выждать более удачный момент

2. Следует навсегда закрепить в памяти важные даты, имена, фамилии, номера документов, даты, которые так или иначе имеют отношение к разговору. Весь этот перечень можно, конечно, держать в голове, но разве это обязательно, когда придумана такая вещь, как компьютер. Да на худой конец блокнот с аннотациями к каждому из тех, с кем вы имеете деловые отношения. Старайтесь не загнать самого себя в ловушку, предусматривая заранее возможную реакцию собеседника на предоставляемую информацию. Если приходится обсуждать большое количество положений, то лучше делать это последовательно, заканчивая обсуждение одного пункта и плавно переводить его в другое русло, подводя к следующему.

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?


3. Обсуждать каждую ситуацию стоит несложными фразами, избегая «слов-паразитов», к примеру: «Итак, мы договорились по этому вопросу?», «Как я вас понял, на вашу помощь мы можем рассчитывать?» и прочие в таком роде. Любой клиент ценит уважительное обращение к себе, потому в любой, даже экстренной ситуации, проявляйте тактичность и вежливость.


4.Краткость – сестра таланта, помните? Если вы сможете сделать все необходимое за 4 – 5 минут, то вы не доставите тому, с кем общаетесь дискомфорта и покажете, что вы беспокоитесь не только о своем, но и чужом времени. Общение можно поделить на пункты:
П1. Поздоровайтесь

П2. Представьтесь

П3. Понятным образом объясните цель своего звонка

П4. Укажите проблему, о которой вам бы хотелось сегодня поговорить

П5. Подведение итогов обсуждения

П6. Выразите благодарность за отведенное вам время

П7. Попрощайтесь

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?


 

5.Наиболее распространенными вариантами телефонного приветствия, как известно, являются привычные всем нам «да», «слушаю», «алло». Все эти слова по своей информативной составляющей одинаковы, но, увы, не имеют какой-либо личностной окраски, потому их смело можно назвать нейтральными. Естественно, мы бы хотели посоветовать вам в рамках делового общения избавиться от них. В данном случае идеально подойдет представление себя и своей организации. Люди должны сразу же узнавать, с кем они говорят. Найдите любую доброжелательную для вас формулировку, которая бы устроила вас самих, если бы с вами общались по деловым вопросам.

 

6.Не забывайте о ключевых правилах для ведения беседы. Всегда старайтесь говорить ровно, сдерживая свои эмоции, внимательно выслушивая собеседника, ни в коем случае его не перебивая. В тоже время подтверждая свое участие в беседе, сопровождайте монолог краткими репликами. Иначе же собеседник может подумать, что вы попросту отвлеклись от разговора и вовсе не слушаете то, о чем вам рассказывают. Если же произошло разъединение по техническим причинам, то перезвонить – обязанность инициатора разговора.

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

 

 

7.Если между вами и собеседником возникли какие-либо разногласия, то подходите к ним исключительно с тактической стороны. Ни в коем случае нельзя давать волю эмоциям. Эффективность делового телефонного разговора в целом зависит от того, в каком настроении находится человек, но даже если оно не слишком положительное, то вы должны изменить его в положительную сторону, возможно, разбавив сухие фотки ненавязчивой шуткой, которую собеседник обязательно поймет.

 

8.Помните об интонации, тембре и тоне голоса, ведь они несут более чем 40% информации о разговоре. Громкая речь по телефону менее разборчива, так как параметры микрофона и телефона рассчитаны на умеренный, средний уровень воспроизводимой громкости. В случае плохой слышимости не следует повышать голос самому (только по просьбе), а обратиться к тому, кто говорит с вами с просьбой повторить прошлое предложение.


9.Если вам звонят, то во время разговора с клиентом, посетителем, сотрудником необходимо помнить о том, что правила беседы предписывают не прерывать разговоры звонками. Изначально следует извиниться перед собеседником за вынужденное прерывание беседы, а уже после этого снять телефонную трубку. Далее ваши действия могут быть следующими:

·Вы можете попросить позвонившего немного подождать, но только лишь в случае, если очный разговор подходит к концу

·Договоритесь о том, чтобы вам перезвонили через несколько минут. Если вам звонит высшее по должности лицо, то телефонный разговор переносить не стоит

·Запишите телефон позвонившего и договоритесь о том, что вы перезвоните ему в любое удобное для вас обоих время. Данный вариант наиболее универсален.

·Вашему очному собеседнику будет весьма лестно увидеть, что ради него вы готовы пожертвовать другими делами. Этим вы подчеркнете его важность и факт того, что к любому посетителю вы относитесь с уважением.

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

 

 

10.Держите рядом с телефоном ручку, бумагу и любое электронное устройство, с помощью которого вы сможете сохранить необходимую для вас информацию. Это пригодится, если разговор наполнен тяжелыми деталями, которые не хотелось бы упускать во время разговора. Также вы сможете делать важные заметки. Важно выработать привычку записывать все, что вам говорят, причем, даже неважные детали могут потом оказаться крайне востребованными.


11.Инициатива по окончанию разговора должна принадлежать либо ее инициатору, либо старшему по социальному значению/возрасту. Очень важно закончить разговор в исключительно вежливой форме. В случае необходимости срочного окончания, лучше сопровождать свои действия максимально вежливыми фразами, вроде: «Простите, что я вас прерываю, но мне нужно…», «Очень приятно было с вами побеседовать, но я, боюсь, что опаздываю на заседание» и тому подобные. Предложения типа: «Спасибо за звонок!», «Приятно с вами побеседовать» покажут вашу вежливость и воспитанность и помогут корректно завершить беседу.

 

Советы специалистов для успешного бизнеса: Как эффективно провести деловые переговоры по телефону?

 

 

12.После того, как вы завершите деловой разговор, потратьте несколько минут на то, чтобы в течении нескольких минут проанализировать его содержание и стиль. Ваши впечатления помогут составить детальную картину для анализа и с их помощью удастся избежать ошибок в будущем. Также у вас будет получаться экономить время собеседника и свое, избегая критичных ошибок. Это весьма благоприятно отразиться на вашем имидже и на престиже фирмы, которую вы представляете.



Николай Офицеров

Новости по теме

Ученые опровергли связь между разговорами по мобильному телефону и раком мозга
Ученые опровергли связь между разговорами по мобильному телефону и раком мозга

Австралийские ученые из университета Сиднея изучили данные заболеваемости раком мозга за последние три десятка лет. По результатам исследования ученые пришли к

В Нижнем Новгороде мужчину убила молния во время общения по мобильному телефону
В Нижнем Новгороде мужчину убила молния во время общения по мобильному телефону

В Нижнем Новгороде мужчину убила молния во время общения по мобильному телефону. На данный момент правоохранителями выясняется личность погибшего. Место

Добавить комментарий

Имя:
Email:
Введите код: Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив