18+

| | Электронный архив: преимущества

Электронный архив: преимущества

Сб, 26 сентября 2015 07:56:49

Электронный архив: преимуществаСистематизировать бумажную отчетность на предприятиях помогает электронный архив. В последнее время неуклонно растет число компаний, перешедших на систему электронного документооборота. Стоит отметить, что создание и настройка электронного архива – это серьезное и сложное мероприятие, поэтому его лучше всего доверить специализированным архивным компаниям.

Хранение документов в электронном виде имеет множество преимуществ.

Для сотрудников и пользователей – это:

  • оперативный поиск нужной информации;
  • мгновенный доступ к документации за различные периоды;
  • возможность создания выборок документов;
  • мониторинг комплектности;
  • упрощенное взаимодействие со всеми службами внутри предприятия.

Для предприятия – это:

  • оперативное реагирование на запросы документов официальными органами;
  • упрощение ведения архивов;
  • снижение затрат на систематизацию документов на бумажных носителях;
  • повышение производительности труда;
  • упорядоченное централизованное надежное хранение документов компании;
  • возможность резервирования информации;
  • сохранение истории обращений и работы с документами.

Внедрение электронного архива решает следующие задачи:

  • исключение рисков потери и дублирования бумажных документов;
  • контроль физического местонахождения документов;
  • взаимодействие филиалов компании;
  • простота и удобство обновления архива.

Электронный документооборот выполняет ряд важных функций:

  • Структурированное хранение документации. Вся отчетность организации может быть отсортирована по определенным критериям (дата, тема, подразделение). Для удобства работы формируются папки с документами.
  • Распределение прав доступа. Электронный архив нуждается в защите, именно поэтому можно ограничить возможность получения сотрудниками секретным или важным документам, запретить их копирование или редактирование, а также сохранять историю обращений к документам.
  • Поисковые механизмы. Чтобы повысить эффективность функционирования электронного архива, необходимо обеспечить возможность поиска документов по заданным критериям (по тексту, атрибутам и прочим параметрам).

По мнению большинства руководителей современных предприятий, избавиться от большого количества бумажных документов и обеспечить их надежное хранения также помогает депозитарное хранение документов. Услуги внеофисного хранения также пользуются большим спросом, но использование документов в электронном виде, как показывает практика, гораздо удобнее и практичнее – электронный архив решает ряд важных задач и повышает эффективность работы предприятия.



Новости по теме

Способы и преимущества сканирования документов
Способы и преимущества сканирования документов

Сканеры стали неотъемлемой технической частью любого офиса и в то же время многие устанавливают их и у себя дома, так как не только рабочие документы

В Беларуси рассекретили часть документов о преступлениях нацистов в годы ВОВ
В Беларуси рассекретили часть документов о преступлениях нацистов в годы ВОВ

Накануне Дня Победы КГБ рассекретило некоторые документы и передало в Национальный архив. Все они раскрывают нацистские преступления в этой стране, а именно –

Добавить комментарий

Имя:
Email:
Введите код: Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив